In mijn serie over praktische hulpmiddelen om zelfsturing te bevorderen deze keer: open boek management. Transparantie is een belangrijk principe dat aan de basis van zelfsturing staat. Onderdeel daarvan is openheid over financiën, waarbij iedereen zich verantwoordelijk voelt over zijn of haar eigen (team)bijdrage aan de financiële resultaten van een bedrijf.

 

Hoe gaat het gezegde ook al weer….’het gaat niet om de knikkers, maar om het spel’. Tja, in een bedrijf gaat het inderdaad om het spel: als je dat goed speelt voeg je waarde toe voor je klanten en heb je bestaansrecht. Maar om het spel in de toekomst te kunnen blijven spelen zijn de knikkers onmisbaar. In de meeste organisaties denken maar een paar mensen na over de knikkers van het bedrijf: de directie en de financiële man/vrouw.

De meest gebruikte argumenten zijn dat de medewerkers zich toch alleen maar zorgen gaan maken en dat ze de getallen niet begrijpen. Openheid over cijfers veroorzaakt alleen maar onrust.

Inmiddels zijn er steeds meer organisaties waar het tegendeel bewezen wordt. Mensen maken zich toch wel zorgen en trekken allerlei verkeerde conclusies op basis van de signalen die ze wél krijgen. Dus waarom dan niet het begrip juist vergroten zodat iedereen beter kan inschatten wat er nodig is voor een gezonde organisatie en wat hij/zij daar zelf aan kan bijdragen?

Eén van de bekendste voorbeelden van transparantie in Nederland is Drukkerij Wedding, waar in 2001 de ondernemer plotseling stierf en zijn vrouw ineens aan het hoofd van een organisatie met 14 medewerkers stond. Ze vroeg hulp aan de medewerkers want ze wist weinig van het ondernemerschap en grafische techniek, waardoor die medewerkers in één klap veel verantwoording kregen. De enige manier om het bedrijf overeind te houden was zelfsturend werken, want degene die de leiding had kon niet in haar eentje de juiste beslissingen nemen. Transparantie was daarbij de sleutel – ook wat betreft financiën. Nog steeds zijn de medewerkers in de drukkerij continu op de hoogte van de cijfers waardoor er meer begrip is en betere keuzes gemaakt worden. Het mooie is dat de mensen heel erg verbonden zijn met het bedrijf én dat de omzet en winst omhoog gegaan zijn. Dit artikel geeft een goed inzicht in de omslag die Drukkerij Wedding gemaakt heeft.

Het is het mooiste als niet de directie aan de medewerkers vertelt hoe het er financieel voor staat, maar als de medewerkers aan elkaar en aan de directie vertellen wat de resultaten zijn van hun team. Al die resultaten van de teams bij elkaar opgeteld leveren dan de cijfers voor de hele organisatie. Dit wordt mooi beschreven in het boek The great game of business door Jack Stack, waarin hij zijn bedrijf SRC in Springfield (MO) in de Verenigde Staten beschrijft. Over mijn methode ROOD Open Boek Management – gebaseerd op de methode van Jack Stack – kun je hier meer lezen en zien.

Wat is er nu nodig voor financiële transparantie? Allereerst een directie die inziet dat het beter is als iedereen zich verantwoordelijk voelt voor de continuïteit van een organisatie dan wanneer alleen zij dit op hun schouders voelen. Ten tweede: hulp voor de medewerkers bij het interpreteren van de cijfers. Dat begint simpel bij uitleggen hoe een winst- en verliesrekening in elkaar zit en wat de betekenis is van de getallen. Ten derde: bij iedereen een besef van en inzicht in wie welke invloed heeft op de financiën. Een productieteam heeft vooral invloed op de kwaliteit en de productiviteit, welke invloed hebben deze zaken op de cijfers? Bij projectmedewerkers gaat het onder andere om facturabele uren. En zo heeft iedereen zijn of haar eigen rol in het geheel. Tot slot: een systematiek voor het delen van de cijfers met elkaar, waarbij zoals eerder gezegd het het mooist is als iedereen zelf met het team de verantwoording neemt voor hun bijdrage aan het geheel. Die systematiek bestaat uit de manier van het delen en een ritme in het bespreken van de cijfers. Sommige organisaties nemen wekelijks een half uurtje om dit samen te bespreken, andere doen dit op maandelijkse basis of per kwartaal afhankelijk van wat past bij de mensen en het bedrijfsproces.

Een bedrijf runnen is als een spel, waarbij alle spelers niet alleen van het doel en de regels op de hoogte zouden moeten zijn, maar ook met de knikkers moeten kunnen werken.