In 2013 sprak ik met de directeur van een software-ontwikkelbedrijf van ongeveer 20 medewerkers. Hij vertelde me dat hij meer aan zijn medewerkers wilde toevertrouwen zodat ze meer ondernemend zouden worden, maar hij wist nog niet goed hoe. Bovendien draaide het bedrijf verlies, wat bijdroeg tot het idee dat het anders moest. In overleg kwamen we samen tot de conclusie dat Open Boek Management een oplossing kan zijn.

ROOD Open Boek Management werkt op basis van wederzijds vertrouwen. Het gaat ervan uit dat het bedrijf er beter van wordt als iedereen inzicht heeft in de financiële kant van het bedrijf, samen ambities bepaald worden en iedereen hetzelfde doel nastreeft. In een eerste bijeenkomst is dit met de medewerkers gedeeld en een grote groep gaf aan dat ze dit wel verder wilden ontwikkelen omdat ze zagen dat hierdoor ook de communicatie in het bedrijf verbeterd kon worden. Dus het gehele traject is samen met de medewerkers vormgegeven: er ontstond een speciale werkgroep die Open Boek Management voor het bedrijf heeft vormgegeven.

De eerste samenkomsten brachten aan het licht wat ieders motivatie was binnen het bedrijf. De algemene opvatting was, dat het bedrijf een fijne werkplek is en dus moet blijven bestaan. De hoofddoelstelling werd continuïteit, op basis waarvan we samen een financieel doel stelden.

Om dit doel te kunnen bepalen en bereiken, moest iedereen toegang hebben tot de financiële gegevens van het bedrijf. Alleen dan kun je samen tot oplossingen komen. Naast inzage moest er natuurlijk wel het één en ander worden uitgelegd: voor veel medewerkers was de winst en verliesrekening echt iets nieuws.

Alle samenkomsten werden gedocumenteerd en gedeeld via een intranet, waar iedere medewerker toegang toe heeft. Zo konden ook mensen die geen lid van de werkgroep waren of niet aanwezig konden zijn, op de hoogte blijven van de vorderingen. Inmiddels komen alle medewerkers elke maandag samen om aan de hand van de financiële cijfers te bespreken hoe alles ervoor staat. Dat gaat snel: in een half uur weet iedereen wat er speelt en hoe het gaat. De informatie die besproken wordt leveren ze zelf aan, en daarmee heeft iedereen een rol.

Nu, aan het einde van 2014 en na één jaar Open Boek Management, komen medewerkers zelf met adviezen en ideeën voor verbeteringen en geldt voor een aantal mensen dat ze bewuster beslissingen nemen. De directeur draagt naar eigen zeggen een stuk minder last op zijn schouders. En er wordt weer winst gemaakt, waar de medewerkers ook van profiteren door een winstdelingsprogramma.

Hier houdt het natuurlijk niet op, de volgende plannen zijn alweer gesmeed: er is een nieuw doel gesteld voor het volgende jaar, het Open Boek Management systeem wordt steeds verder verbeterd en er wordt werk gemaakt van inhoudelijke kwaliteitsverbeteringen. Op deze manier ontwikkelt iedereen samen de organisatie steeds verder, zodat hun hoofddoelstelling – continuïteit van de organisatie – zowel op korte als lange termijn gewaarborgd is.

Hier lees je meer over ROOD Open Boek Management